Interview de Cécile Pons, utilisatrice de la solution Simplifia

Utilisatrice de la solution Simplifia (logiciel funéraire, site internet, services aux familles, campagnes de publicité en ligne) depuis 2 ans, Cécile Pons, responsable d’agence des pompes funèbres Inter Funéraire de Seysses (31), est revenue avec nous sur son travail, l’accompagnement de ses familles et son utilisation quotidienne de Simplifia. 

Découvrez comment la solution Simplifia à bouleversé son quotidien et permis de développer son agence funéraire. 

Quelles étaient vos habitudes de travail avant d’utiliser un logiciel funéraire ?

Avant d'utiliser Simplifia, nous utilisions le logiciel "Lundi Matin", un très mauvais logiciel qui ne facilitait pas notre travail, on oubliait énormément de choses. Nous utilisions le logiciel pour réaliser les devis, commandes et factures, mais cela était très mal expliqué. Il fallait rechercher chaque article dont nous avions besoin au fur et à mesure pour construire le devis.

Quand on avait besoin du maître de cérémonie par exemple, il fallait aller le chercher dans le logiciel. On tapait "maître" dans la barre de recherche pour pouvoir le sélectionner. Une fois sélectionné, nous devions revenir en arrière à chaque fois, et cela, pour chaque action. Il n'y avait rien qui se faisait automatiquement. 

La construction d'un devis était très longue et nous oublions de mettre des articles dans le devis. De nombreuses ressaisies étaient nécessaires pour chaque action tout au long de la construction du devis, ce qui entraînait des oublis et des erreurs.

Aucun document ne se générait automatiquement. Nous avions créé manuellement tous les documents sur Word et nous imprimions à chaque fois les documents pour les remplir à la main : grosse perte de temps et de ressaisies pour chaque dossier. Il fallait également dupliquer le nombre de documents par le nombre de lieux spécifiques (crématoriums, mairies..).

Pour chaque famille, nous avions besoin de 2h minimum pour réaliser la commande. C'était ce qui nous prenait le plus de temps dans notre quotidien. C'est extrêmement pénible, car nous essayions de penser à tout. Les prix n'étaient également pas pré-enregistrés donc nous devions calculer pour chaque article, ce qui prolongeait encore le temps pour les familles.

Aviez-vous une présence en ligne ?

Avant Simplifia nous avions un site sur les pages jaunes, qui était très noir, très obscure et mal présenté. Le site avait également de gros problèmes de référencement sur Google et peu de visibilité sur Internet. 

Être présent sur Internet est important pour développer notre agence. Nous, à Seysses, c'est rural avec une population plutôt âgée mais petit à petit de plus en plus de personnes se mettent à Internet pour réaliser leurs démarches telles que les impôts, il était donc important de développer notre présence. 

Avant, nous ne collections pas les avis clients. Ces avis sont importants, moi-même, je consulte les avis pour me faire une idée quand je vais quelque part. Quand je regardais mes confrères, je voyais que personne n'en avait. Je trouvais donc intéressant de développer cet aspect pour mettre la qualité de nos prestations en avant.

Qu'est-ce qui vous a poussé à répondre à cette problématique ?

Nous avions réellement besoin de changement. Lors de mon arrivée aux pompes funèbres Inter Funéraire j'ai souhaité faire changer les choses. Nous prenions beaucoup de temps avec les familles. Les familles étaient également réticentes à signer des documents vierges où elles ne comprenaient pas toutes les mentions de la commande. Cela était très compliqué et pour toutes ces raisons, nous avions besoin de changement.  

Pourquoi avoir choisi la solution Simplifia ?

Nous avons choisi Simplifia pour gagner du temps, avoir les bons papiers automatiquement remplis par les informations que nous remplissons dans le pouvoir et le défunt. Cela nous permet d'avoir des papiers beaucoup plus clairs, beaucoup plus propres et beaucoup plus présentables tant à la famille qu'aux mairies. 

Ce qui nous a séduits chez Simplifia, c'est le gain de temps considérable gagné par rapport au papier et l'accompagnement mis en place au quotidien.

En quoi la solution a modifié vos habitudes ?

La solution Simplifia a modifié nos habitudes via la simplicité de la planification du convoi, le devis est quasiment fait à 90% ce qui nous fait gagner un temps précieux dans notre quotidien. 

Cela nous a également fait gagner en prestations dans le sens où nous n’oublions plus d'ajouter les prestations et le fait de pouvoir imprimer tous les documents à la suite. Un des gros avantages est que les informations du dossier sont reprises tout au long de l'organisation des obsèques, et cela, sans aucune ressaisie. En 3 étapes : planification, devis et documents à imprimer. 

Comment Simplifia vous a accompagné pour mettre en place cette solution ?

Grâce à un très bon contact, un très bon suivi, une réactivité complète et une formation avec Basile et Baptiste en agence pour nous former à l'outil. Aujourd'hui, je continue de passer de temps en temps par le chat même si je suis devenue totalement autonome sur le logiciel. Une équipe très sympathique et disponible mais aussi à l’écoute du travail des clients. 

Quels bénéfices avez-vous tirés de l’utilisation de la solution ? 

Via la mise en place des papiers qui nous a simplifié beaucoup de choses. L'entretien avec les familles dure moins longtemps ce qui nous permet de nous concentrer sur l'humain. Le logiciel funéraire Simplifia nous a changé la vie.

Aujourd'hui, nous avons besoin de 45min-1h en moyenne pour chaque famille. Nous avons réduit par 2 le temps de création du devis-commandes-facture grâce à Simplifia.  

L'accompagnement après décès fourni par Simplifia apporte une satisfaction supplémentaire aux familles, cela apporte un accompagnement complet des obsèques avant, pendant et après. Les familles ne sont pas seules dans cette étape et peuvent ainsi compter sur les services de nos pompes funèbres pour les soulager tant au niveau administratif que de la prise en charge. De nombreuses familles nous expriment leur satisfaction vis à vis de l'accompagnement mis en place et ne regrettent pas du tout d'avoir payé cette prestation. Pour nous, c'est l’assurance d’avoir accompli notre mission qui est d'accompagner les familles des défunts. 

Ce service nous apporte plus de fidélisation, enlève un poids aux familles et joue sur le bouche-à-oreille, car les familles savent que nous nous occupons de tout avant, pendant, après, et même des documents. Cela encourage les gens à venir prendre le package. Aujourd'hui, sur l'année, il doit y avoir 3-4 dossiers qui ne prennent pas la solution après décès. 

Aujourd’hui, Inter Funéraire c’est...