5 critères pour bien choisir votre éditeur de logiciel funéraire

En optant pour un logiciel funéraire, les pompes funèbres gagnent en rendement et en efficacité dans leur travail quotidien. Un logiciel métier configuré sur-mesure dispose de nombreux avantages. Il permet notamment de gagner du temps pour se concentrer sur l’humain, éviter les erreurs et oublis et piloter avec succès l’ensemble de l’activité funéraire. Découvrez quel sont les critères pour choisir le logiciel le plus adapté à vos besoins.

1. Fonctionnalités d’un logiciel de pompes funèbres

La construction des devis et commandes, le suivi des factures, ou encore, le contrôle des règlements sont des tâches répétitives et chronophages pour les agents funéraire, soumis à de nombreuses réglementations. 

Les logiciels funéraires performants répondent à cette problématique, en facilitant la génération et le remplissage automatique de vos documents afin de consacrer moins de temps au travail administratif. Les informations ne sont saisies qu’une seule fois et sont accessibles sur l’ensemble de l’outil. 

C’est pourquoi, il est nécessaire de sélectionner un éditeur avec une réelle connaissance métier et bien au fait des spécificités réglementaires du funéraire. Vous devez vous assurer que les fonctionnalités de la solution étudiée vous permettront de réaliser vos tâches opérationnelles quotidiennes.

Pour faire votre choix, votre future logiciel funéraire doit disposer de ces fonctionnalités nécessaires à votre activité :

Création de devis réglementaire et automatisé en quelques clics

Avec un bon logiciel funéraire, vous pouvez concevoir au préalable vos modèles de devis. Ainsi pré-paramétrés, vos documents seront créés en quelques clics, sur-mesure et en accord avec les différentes réglementations.

Génération et suivi automatique des factures

Via les données préalablement renseignées dans le devis, un logiciel performant génèrera automatiquement la facture associée. En quelques clics, retrouvez une facture globale au nom du pouvoir et un duplicata de facture pour chaque payeur afin d’adresser à chaque organisme et personne une facture en son nom.

Collaboration et communication

Un logiciel funéraire doit pouvoir automatiser la construction de vos plannings. Vos collaborateurs sont alors connectés en permanence et ont accès à toutes les informations sur l’organisation des funérailles, même lorsqu’ils sont en déplacement.

Statistiques en temps réel

Un logiciel funéraire moderne permet de piloter son activité grâce à des tableaux de bord personnalisés et des statistiques pour évaluer rapidement les performances de ses actions.

Services additionnels

Certains logiciels funéraires peuvent également être connecté à des services additionnels permettant aux pompes funèbres de développer leurs offres de services. Ces services additionnels permettent de gagner en qualité, fidéliser les familles et dégager une nouvelle source de revenus.

• Avis de décès en ligne : à chaque fois que vous passez un devis en commande sur votre logiciel et que la famille le souhaite, un avis de décès est publié automatiquement sur votre site internet. Ces avis de décès représentent une source de trafic importante.

• Espace client : à chaque création de devis, un espace privé et sécurisé est mis à disposition de la famille sur votre site internet. La famille reçoit alors un e-mail avec le lien pour accéder à son espace client. Cela se matérialise concrètement par un espace privé et sécurisé regroupant le déroulement des funérailles (informations, avis de décès, documents clés). Nous retrouvons également des outils pour que les familles réalisent leurs démarches administratives après décès.

2. Simplicité d’utilisation

Un logiciel funéraire permet de centraliser au même endroit les différentes démarches liées à votre activité. Il est primordial que le logiciel conserve sa simplicité d’utilisation pour un accès immédiat à l’information. Privilégiez une solution proposant une interface intuitive favorisant ainsi une prise en main rapide par vous et vos collaborateurs. Avant de faire votre choix, demandez une démonstration gratuite de l’outil afin d’avoir une idée concrète de l’interface et des différentes fonctionnalités disponible.

Naturellement, un bon logiciel vous permettra d’automatiser des tâches récurrentes (devis, factures, tâches administratives…) afin d’éviter de multiples saisies d’informations à faible valeur ajoutée, chronophages et fastidieuses. L’objectif étant d’augmenter votre productivité et éviter les erreurs et oublis dans le paramétrage du suivi. Un logiciel funéraire performant doit se composer de nombreux paramètres personnalisables afin que les utilisateurs puissent garder un maximum de leurs habitudes.

Chez Simplifia, le logiciel est configuré sur-mesure et livré clé en main : ajout des articles, des prix de vente, de la TVA, rattachement à la bonne rubrique réglementaire, ajout des documents spécifiques de chaque lieu (90% des lieux de France référencés) et des documents spécifiques à la communication interne de votre agence.

3. La compatibilité avec vos outils internes

Pour qu’un logiciel funéraire s’intègre bien dans votre quotidien, il faut qu’il soit capable d’alimenter les autres logiciels de votre entreprise. Le logiciel importe et exporte les données de vos différentes solutions afin de gagner en productivité. Cette ouverture permet d’automatiser vos informations pour éviter les ressaisies et les erreurs. C’est un critère essentiel pour faire le bon choix entre les différents éditeurs.

Plusieurs solutions peuvent s’intégrer avec un logiciel funéraire :

• Logiciel de comptabilité : Exportez l’ensemble de vos journaux depuis votre logiciel pour automatiser l’intégration de vos données dans votre logiciel de comptabilité sans aucune ressaisie.
• Agenda : Consultez votre planning sur Google Agenda. Tout est automatisé, lorsque vous passez votre devis en commande, l’agenda se complète sans intervention manuelle et de façon instantanée.
• Gestion de production : Connectez vos logiciels de gestion et optimisez l’organisation des temps de travail, des absences, des congés et des activités avec vos équipes et vos sous-traitants pour gagner en rentabilité.

Tous types de solutions peuvent s’interfacer avec un logiciel funéraire adapté tel que des simulateurs de contrats obsèques ou encore des logiciels de conception de marbrerie afin de les intégrer automatiquement dans vos devis. 

4. Budget et engagement

Un logiciel funéraire représente un investissement, mais selon la solution choisie, le coût peut énormément varier. C’est pourquoi il est primordial de comparer les fonctionnalités proposées selon vos besoins et votre budget. De plus, de nombreux éditeurs de logiciel font souscrire des contrats sous forme d’abonnement avec des engagements sur plusieurs années. 

Votre logiciel de pompes funèbres va accompagner le développement de votre entreprise. Il est important de choisir un éditeur historiquement positionné sur le marché et bien au fait de la réglementation en vigueur dans le domaine du funéraire.

A Simplifia, nous avons fait le choix du sans engagement pour donner une liberté aux pompes funèbres partenaires et répondre en permanence aux exigences qu’impose ce métier.

Découvrez dans cet article : Combien coûte une solution funéraire 

5. Lancement de projet et accompagnement

Utiliser un logiciel est un bouleversement de vos habitudes de travail, il est important de bénéficier d’un accompagnement afin de mettre en place cet outil au sein de votre organisation et former son équipe à son utilisation. Un éditeur proposant une formation aux futurs utilisateurs du logiciel facilitera l’adoption de la solution et permettra une meilleure utilisation de toutes les fonctionnalités de l’outil. 

De notre côté, un chef de projet est dédié à votre entreprise et forme chacun de vos collaborateurs. Nos responsables des partenariats sont tout le temps joignables et très réactifs par visio, chat ou physiquement dans votre agence. Après la formation, nous continuons à vous suivre selon vos besoins et votre évolution.

Comme vous l’avez compris, un logiciel funéraire a de nombreux avantages pour les pompes funèbres. L’élaboration des contrats obsèques, devis ou votre comptabilité sont réalisé dans un délai beaucoup plus rapide. De plus, la centralisation des données et l'accès à des statistiques relatif à votre activité sont un moyen efficace, d'améliorer ses habitudes de travail pour dégager du temps sur l’essentiel : l’humain. L’étude de différents éditeurs et de leur fonctionnement est indispensable pour que votre choix soit en adéquation avec votre projet et vos besoins !